การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ (Acquisition)

การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ  (Acquisition)   เป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวก รวดเร็ว     ง่ายต่อการ
ปฏิบัติ สำหรับบรรณารักษ์ฝ่ายจัดหาทรัพยากร โดยสามารถจัดหารายการทรัพยากรสารสนเทศต่าง ๆ   เช่น หนังสือ วารสาร ดรรชนีวารสาร สื่อโสตทัศน์ สื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่จะเข้าห้องสมุด  พร้อมความสามารถที่จะรับ สื่อที่แนะนำจากสมาชิกอีกด้วย

คุณสมบัติ
ระบบการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ
ข้อมูลผู้จำหน่ายทรัพยากรสารสนเทศ
การเก็บข้อมูลผู้จำหน่ายสามารถเก็บได้มีดังต่อไปนี้
          * รหัสร้านค้า, ชื่อร้านค้า
          * รหัสลูกค้า, ประเภทของร้านค้า
          * ที่อยู่, ชื่อผู้ที่ติดต่อ
          * วิธีการจัดส่ง
โดยเจ้าหน้าที่ห้องสมุดสามารถบันทึกข้อมูลผู้จำหน่ายโดยสามารถที่จะแยกได้ตามลักษณะประเภทสื่อ    การ
สั่งซื้อ เช่น ร้าน ก ซื้อหนังสือ ร้าน ข ซื้อวารสาร หรือ      สื่อประเภทอื่นสามารถที่จะตั้งระยะเวลาการทวงสื่อที่ ได้ทำ การสั่งซื้อไปได้อีกด้วย โดยจะเริ่มการทวงหลังจากวันสั่งซื้อกี่วัน และ จะทวงโดยวิธีใด เช่น ทรศัพท์, จดหมาย, นัดพบ เป็นต้น

งบประมาณ

เจ้าหน้าที่สามารถกำหนดงบประมาณได้อย่างสะดวก และง่าย เพราะมีการแยกหน้าจอ งบรับเข้า    กับงบค่า
ใช้จ่าย อย่างเป็นสัดส่วน  และงบประมาณของแต่ละหน่วยสามารถแยกกันได้อย่างอิสระ    ไม่ขึ้นต่อกันโดย อิงกับงบประมาณรวม สามารถรองรับหน่วยงานที่จะได้รับงบประมาณได้ไม่จำกัดจำนวน      และยังสามารถ แสดงยอดเงินที่ ใช้และคงเหลือไป สุดท้ายยังสามารถระงับงบประมาณที่ได้เพิ่มเข้าไปได้อีกด้วย

รายการแนะนำการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศจากสมาชิก

เจ้าหน้าที่สามารถรับ และปฏิเสธ สื่อที่แนะนำได้จากสมาชิกที่ได้แนะนำผ่าน WEB OPAC

ระบบการจัดซื้อ

ระบบสามารถออกใบสั่งซื้อโดยสามารถกรอกข้อมูลได้ดังต่อไปนี้ คือ เลขที่ใบสั่งซื้อ    สามารถใส่ได้ทั้งตัวเลข และตัว อักษร วันที่สั่งซื้อ จะทำการตั้งค่าเป็นวันที่ปัจจุบันที่เริ่มกรอกข้อมูล  ประเภทการจัดหา   เช่น จัดซื้อ, บริจาค, แลก  เปลี่ยน  เป็นต้น  สั่งซื้อโดย  สามารถเลือกหน่วยงานที่จัดซื้อได้  ชื่อผู้จำหน่าย  สามารถเลือก ผู้จำหน่ายได้โดยไม่ ต้องพิมพ์ ชื่อผู้อนุมัติ ใช้ในกรณีอกสารขอซื้อต้องมีรายชื่อผู้อนุมัติ

ระบบการจัดซื้อสื่อ สามารถออกใบสั่งซื้อ,รายละเอียดการสั่งซื้อ     และรายการใบสำคัญจ่ายเมื่อมีการรับเข้า ที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว  

นอกจากนี้โปรแกรมสามารถเก็บใบสั่งซื้อย้อนหลังได้โดยไม่จำกัดจำนวน         เมื่อมีการรับเข้าสื่อแล้วโปร แกรมสามารถที่จะตัดงบประมาณได้อัตโนมัติ  และสามารถทำการลดหย่อนราคาได้โดยเป็นจำนวนเงินหรือ เป็นเปอร์ เซ็นต์ (%) ก็ได้   ประการสุดท้ายโปรแกรมสามารถทำการรับเข้าสื่อได้หลายครั้งในใบสั่งซื้อเดียว กันในกรณีสื่อรับเข้าไม่ครบถ้วน

การทำรายการชำระเงิน

โปรแกรมสามารถทำการชำระเงินได้โดยอัตโนมัติเมื่อทำการรับเข้าเรียบร้อยแล้ว

รายงานการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ

ระบบสามารถออกรายงานได้หลายรายการและหลายวัตถุประสงค์ได้แก่รายงาน ค่าใช้จ่ายทั้งแบบสรุป และ ละเอียด โดยแสดงงบประมาณที่ได้รับในแต่ละ กองทุน, รายงานการจัดหาตามหน่วยงาน  และประเภทการ จัดหา, รายงานการทวง  (Claim)  โดยใบทวงออกรายงานตามแต่ละผู้จำหน่าย, รายงานประวัติการสั่งซื้อแต่ ละผู้จำหน่าย, รายงานสื่อที่มีการรับเข้าห้องสมุดตามประเภทการจัดหา และช่วงเวลาที่รับเข้าเป็นต้น