การวิเคราะห์หมวดหมู่และทำรายการ
(Cataloging)
ระบบการวิเคราะห์หมวดหมู่และทำรายการ
(Cataloging) ของโปรแกรมเมจิกไลบรารี จะช่วยอำนวยความ
สะดวกให้บรรณารักษ์สามารถวิเคราะห์หมวดหมู่และทำรายการบรรณานุกรมได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
โดย ระบบสามารถบันทึกรายการบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่าง
ๆ ได้อย่างครบถ้วน อาทิ หนังสือ, วารสาร,
ดรรชนีวารสาร, สื่อโสตทัศน์ หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในรูปแบบหน้าจอเดียวกัน
พร้อมทั้ง เครื่องมือช่วยเหลือเกี่ยวกับการลงรายการแบบ
MARC, ระบบแฟ้มหลักฐาน (Authority Control File), ระบบ การตรวจสอบระเบียนข้อมูลซ้ำ,
ระบบการพิมพ์ บาร์โค้ด และเครื่องมืออื่น ๆ
ที่จะช่วยอำนวยความสะดวก ให้กับบรรณารักษ์ได้เป็นอย่างดี
มาตรฐาน MARC 21
ด้วยการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลตามมาตรฐาน
MARC (Machine Readable Cataloging) โดยอ้างอิงมาตร ฐาน
MARC 21 โดยกำหนดเลขอ้างอิงของข้อมูลในเขตข้อมูลแต่ละระเบียนบรรณานุกรมให้เป็นไปตามข้อ
กำหนดเพื่อให้ห้องสมุดสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลบรรณานุกรมของห้องสมุดกับห้องสมุดอื่น
ๆ ทำให้สะดวก ในการเชื่อมโยงระบบ ห้องสมุดและสามารถทำระบบยืม
- คืน ระหว่างห้องสมุดได้ต่อไป การอ้างอิงมาตรฐาน MARC21
นี้ จะช่วยให้ห้องสมุดสามารถลงรายการบรรณานุกรมได้ละเอียดเท่าที่ต้องการ
อาทิ เขตข้อมูล ผู้แต่ง,ชื่อเรื่อง, หัวเรื่อง,
ชื่อชุด, ปีพิมพ์, ฯลฯ เป็นต้น ซึ่งในแต่ละเขตข้อมูล (Tag)
ผู้ใช้สามารถกำหนดเขต ข้อมูลย่อย (Subfield) และกำหนดตัวบ่งชี้
(Indicator) ของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูลได้
เริ่มต้นง่าย ๆ ด้วย GUI
ด้วยการออกแบบหน้าจอให้ใช้งานง่าย ๆ บรรณารักษ์จึงสามารถเรียนรู้วิธีการบันทึกข้อมูลจาก
Work
Sheet ของทรัพยากรสารนิเทศประเภทต่าง ๆ เข้าสู่ระบบของเมจิก
ไลบรารี ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้อง
แยกประเภทการบันทึกข้อมูลประเภทละหน้าจอ พร้อมทั้งเครื่องมือสำหรับช่วยงานบรรณารักษ์ต่าง
ๆ มาก มาย อาทิ ระบบการตรวจสอบข้อมูล
ระเบียนบรรณานุกรมซ้ำ, ระบบช่วยเหลือการบันทึกข้อมูลแบบ
MARC, ระบบการเติมข้อมูลโดยอ้างอิงจากแฟ้มควบคุมหลักฐาน
(Authority Control File), ระบบบันทึกข้อมูลบรรณา
นุกรมหนังสือชุด, การให้เลขบาร์โค้ดด้วยตนเองและอัตโนมัติ
การส่งข้อมูลไปพิมพ์บาร์โค้ด, ฯลฯ ซึ่งจะช่วย ลดภาระงานของบรรณารักษ์ฝ่ายวิเคราะห์หมวดหมู่และทำรายการได้เป็นอย่างดี
นอกจากนี้แล้ว ระบบยังมีความสามารถในการสืบค้นข้อมูลเพื่อนำข้อมูลบรรณานุกรมมาใช้ในการปรับปรุง
แก้ไข โดยสืบค้นจากหลายเขตข้อมูล เช่น ชื่อเรื่อง, ชื่อผู้แต่ง,
เลขเรียกหนังสือ, เลข ISBN/ISSN และเลข บาร์โค้ด
เป็นต้น ซึ่งการทำรายการทั้งเพิ่มข้อมูล
แก้ไขข้อมูล หรือลบข้อมูลในระบบนั้น ระบบจะเก็บข้อมูล การทำงานทั้งหมด
(Log File) เพื่อตรวจสอบได้ในภายหลัง
สมบูรณ์แบบด้วยการนำเข้าและส่งออกข้อมูลบรรณานุกรม
เมื่อห้องสมุดในปัจจุบันมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับห้องสมุดอื่นอยู่เสมอ
และบางครั้งห้องสมุดก็รับข้อมูลจาก ระบบฐานข้อมูลบรรณานุกรมภายนอก
อาทิ IEEE, ERIC, OCLC ซึ่งการแลกเปลี่ยนข้อมูลในระบบเดิม
ๆ นั้นทำให้เสียเวลาและอาจเกิดความผิดพลาดขึ้นจากการบันทึกข้อมูล
เมจิก ไลบรารี จึงเพิ่มความสามารถของระบบวิเคราะห์หมวดหมู่และทำรายการ
โดยให้มีความสามารถใน การนำเข้า (Import) และส่งออก
(Export) ข้อมูลบรรณานุกรมได้ โดยบรรณารักษ์ไม่จำเป็นต้องเขียนโปร
แกรมใด ๆ และสามารถทำได้บ่อยครั้งเท่าที่ต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องทำครั้งละปริมาณมาก
ๆ ทั้งนี้ ข้อมูล ที่นำเข้าสู่ระบบ และส่งออกจากระบบจะต้องอยู่ในมาตรฐาน
ISO2709
เติมเต็มด้วยระบบควบคุมแฟ้มข้อมูลหลักฐาน
ระบบควบคุมแฟ้มข้อมูลหลักฐาน (Authority Control File) ของเมจิก
ไลบรารี เ ป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วย
เพิ่มประสิทธิภาพให้บรรณารักษ์วิเคราะห์หมวดหมู่ และทำรายการได้ถูกต้องรวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยฟังก์ชันการ
ทำงานหลาย ๆ อย่าง เช่น
*
ระบบการรวมระเบียนข้อมูล (Data Merging)
*
ระบบการโยงชื่อผู้แต่งและหัวเรื่อง (see, see also)
*
ระบบการแก้ไขเปลี่ยนแปลงชื่อผู้แต่ง และหัวเรื่องที่สะกดผิดให้ถูกต้องโดยการปรับแก้เพียงครั้ง
เดียว
(Global Change)
*
ระบบตรวจสอบการลงรายการซ้ำ
เพียบพร้อมด้วยการทำงานแบบ
Digital Library
การก้าวเข้าสู่การเป็นห้องสมุดดิจิตอลไม่ใช่เรื่องที่ไกลเกินไปในปัจจุบัน
ดังนั้น เมจิก ไลบรารี จึงออกแบบ ให้พร้อมสำหรับห้องสมุดที่ต้องการปรับตัวเองไปสู่การเป็นห้องสมุดดิจิตอล
โดยไม่ต้องเพิ่มเติมโมดูลใด ๆ
เมจิก ไลบรารี สามารถเชื่อมโยงแฟ้มข้อมูลอิเล็คทรอนิคส์ใด
ๆ ที่ห้องสมุดต้องการเผยแพร่ให้ผู้ใช้บริการ
รับทราบผ่านระบบสืบค้นข้อมูลออนไลน์ และระบบสืบค้นออนไลน์ผ่านอินเตอร์เน็ตได้ตามความต้องการ
โดยไม่จำกัดขนาดของแฟ้มข้อมูลอิเล็คทรอนิคส์ที่ต้องการเผยแพร่
อาทิ ข้อมูลเต็มรูปวิทยานิพนธ์,
ข้อมูล เต็มรูปงานวิจัย, ข้อมูลมัลติมีเดีย, การเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ที่เกี่ยวข้อง
เป็นต้น
ระบบการออกแบบและพิมพ์บาร์โค้ดภายใน
ปัญหาที่ผู้ใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติหลาย ๆ ระบบพบในระยะยาวก็คือ
การจัดพิมพ์บาร์โค้ด ทั้งนี้เพราะ
ระบบห้องสมุดอัตโนมัติส่วนใหญ่จะไม่มีระบบการพิมพ์บาร์โค้ดภายใน
และต้องแยกใช้โปรแกรมบาร์โค้ด อื่น ซึ่งบางครั้งต้องมีเครื่องพิมพ์เฉพาะและไม่สามารถพิมพ์จำนวนน้อยได้
ทำให้การทำงานไม่สะดวกเท่า ที่ควร
จากปัญหาดังกล่าว เมจิก ไลบรารี
จึงออกแบบระบบให้มีโปรแกรมบาร์โค้ดภายในระบบ โดยเชื่อมต่อกับ
ระบบวิเคราะห์หมวดหมู่และทำรายการโดยตรง
ซึ่งระบบนี้ผู้ใช้สามารถออกแบบรูปแบบบาร์โค้ดให้มี ลักษณะเหมาะสมกับประเภทของทรัพยากรได้
เช่น บาร์โค้ดสำหรับเทปคาสเซ็ท, ม้วนวีดิทัศน์,
หนังสือ, สันหนังสือ, ฯลฯ ซึ่งเมื่อออกแบบแล้วผู้ใช้สามารถบันทึกแบบไว้ใช้ได้ถึง
99 แบบแตกต่างกัน
สุดท้ายคือรายงาน
การให้บริการของงานห้องสมุดจะสมบูรณ์ไม่ได้หากขาดระบบรายงานที่ครบถ้วน
เมจิก ไลบรารี ตระหนัก ถึงความสำคัญของการจัดทำรายงานให้กับบรรณารักษ์เป็นอย่างดี
จึงจัดทำรายงานต่าง ๆ ไว้อย่างครบถ้วน สมบูรณ์
* เฉพาะในระบบวิเคราะห์หมวดหมู่และทำรายการนั้น
มีรายงานจำนวนมาก อาทิ
*
รายงานบรรณานุกรมทรัพยากรสารนิเทศฉบับใหม่
*
รายงานทรัพยากรสารสนเทศลงทะเบียนในรูปแบบรายงาน
*
รายงานผลการทำงานของเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล
*
ระบบตรวจสอบการแก้ไขและลบข้อมูล
*
รายงานจำนวนทรัพยากรสารสนเทศแยกรายสาขาวิชา เพื่อประกอบการพิจารณาจัดหาทรัพยากร
สารนิเทศ
*
ระบบช่วยพิมพ์บัตรรายการครบชุด (Optional Module)
ซึ่งเป็นระบบช่วยพิมพ์บัตรรายการตาม
มาตรฐาน AACR 2
*
ระบบช่วยพิมพ์บัตรดรรชนีวารสาร (Optional Module) ซึ่งเป็นระบบที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้
บรรณารักษ์ในการทำรายการดรรชนีวารสาร
*
รายงานอื่น ๆ ที่ผู้ใช้สามารถสร้างเองได้ด้วยตนเอง
