ระบบบริการยืม-คืน
(Circulation)

บริการยืมคืนเป็นงานหลักของห้องสมุดงานหนึ่ง การตอบสนองผู้ใช้บริการจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นเพราะ
ผู้ใช้บริการต้องการได้รับความสะดวกและรวดเร็วในการให้บริการ เมจิก ไลบรารี           จึงออกแบบระบบ บริการยืม-คืนให้บูรณาการ (Integrated) กับระบบงานอื่น ๆ อย่างสมบูรณ์

จัดการข้อมูลสมาชิกจำนวนมากไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป

เมจิก ไลบรารี มีระบบจัดการข้อมูลสมาชิก (Patron Management) โดยเฉพาะซึ่งจะช่วยบรรณารักษ์ในการ เก็บข้อมูลของสมาชิก เช่น ที่อยู่, หมายเลขโทรศัพท์, หมายเลขโทรศัพท์เคลื่อนที่, หมายเลขวิทยุติดตามตัว, อีเมล์ พร้อมทั้งรูปถ่ายของสมาชิก นอกจากข้อมูลส่วนตัวของสมาชิกแล้ว   ระบบนี้ยังช่วยบรรณารักษ์ในการ จัดการข้อมูลต่าง ๆ ของสมาชิกได้อีก   อาทิ การจัดการระบบรักษาความปลอดภัยของสมาชิก,  การจัดทำราย งานข้อมูลสมาชิก, การจัดพิมพ์ลาเบลเพื่อส่งจดหมายถึงสมาชิก, การกำหนดวันเริ่มต้นการเป็นสมาชิก, การ กำหนดวันหมดอายุสมาชิกภาพ, การต่ออายุสมาชิก เป็นต้น

กำหนดสิทธิ์ให้สมาชิกอย่างละเอียด

เมจิก ไลบรารี ให้ผู้ใช้สามารถกำหนดสิทธิ์การยืม-คืนและการจอง          ของสมาชิกได้อย่างละเอียดทั้งการ กำหนดสิทธิ์ในรายกลุ่มและรายบุคคล เพื่อความสะดวกโดยมีรายละเอียดการกำหนดสิทธิ์ได้ ดังนี้
          * กำหนดปฏิทินการคำนวณวันคิดค่าปรับล่วงหน้า
          * การกำหนดสิทธิ์การยืม
               - ตามประเภทของทรัพยากรสารนิเทศ
               - กำหนดอัตราค่าปรับแยกรายประเภทของทรัพยากรฯ ที่ให้บริการ
               - ระบุชิ้นของทรัพยากรสารนิเทศ
               - ระบุจำนวนวันที่ให้สิทธิ์ในการยืม
               - ระบุห้องสมุด (กรณีเป็นห้องสมุดเครือข่าย)
          * การกำหนดสิทธิ์การจอง
               - กำหนดนโยบายการให้สิทธิ์ในการจอง
               - ระบุจำนวนวันที่จองได้
               - ระบุจำนวนทรัพยากรสารนิเทศที่จองได้
          * กำหนดสิทธิ์การยืมต่อ (Renewal)

เรื่องยืม เรื่องคืน เรื่องง่าย ๆ อยู่ในระบบเดียว

เมจิก ไลบรารี ออกแบบให้บรรณารักษ์ทำการยืมได้หลายวิธีขึ้นกับความสะดวกในการใช้งาน ได้แก่    การ ทำรายการยืม โดยใช้แป้นพิมพ์ (Keyboard), การทำรายการยืมโดยใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด (Barcode),  การ ทำรายการยืมโดยใช้บัตรอัจฉริยะ  (Smart Card)   ทั้งนี้   เพื่อให้บรรณารักษ์สามารถให้บริการผู้ใช้ได้อย่าง สะดวกรวดเร็วที่สุดจากการศึกษาพฤติกรรมผู้ใช้บริการยืม-คืนของห้องสมุดหลายแห่งพบว่า    ส่วนหนึ่งของ ปัญหาในการให้บริการยืม-คืนหนังสือ ได้แก่   การใช้บริการยืม-คืนทรัพยากรสารนิเทศของผู้ใช้บริการมัก เกิดขึ้นในช่วงเวลาเดียวกัน เช่น ใกล้หมดเวลาพักกลางวัน, ใกล้เวลาที่ห้องสมุดปิดทำการ เป็นต้น     และ ระบบห้องสมุดอัตโนมัติส่วนใหญ่จะแยกระบบบยืม-คืนออก จากกัน ทำให้การให้บริการยืมต้องแยกจากการ ให้บริการคืน ทำให้ไม่สามารถให้บริการผู้ใช้ได้ทัน ทั้งที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์และเจ้าหน้าที่พร้อมให้บริการ
ด้วยปัญหานี้ เมจิก ไลบรารี จึงออกแบบระบบให้การยืม-คืน, การต่ออายุการยืม, การคำนวณค่าปรับ,   การ ลดหย่อนค่าปรับ, การพิมพ์ใบเสร็จรับเงินค่าปรับ, การต่ออายุสมาชิก, การแก้ไขข้อมูลสมาชิก   อยู่ในระบบ เดียวกัน เพื่อให้เป็นลักษณะการบริการที่จุดเดียวทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องเสียเวลาต่อแถวรับบริการหลาย ๆ จุด

เรื่องของการยืม... (หนังสือ)

เมื่อมีการยืมทรัพยากรสารนิเทศเกิดขึ้น ระบบจะทำการเชื่อมโยงรายละเอียดต่าง ๆ   ทั้งในส่วนของสมาชิก และส่วนของทรัพยากรฯ นั้น เพื่อทำการปรับปรุงรายการทรัพยากรฯ     ในระบบแล้วส่งข้อมูลไปแสดงผลที่ ระบบ OPAC ทำให้ผู้ใช้บริการที่ต้องการใช้หนังสือทราบสถานะปัจจุบันของทรัพยากรฯ ที่ต้องการใช้ได้ทันที
ในการยืมทรัพยากรฯ นี้         ระบบจะทำการตรวจสอบรายการค้างส่ง,     รายการค้างชำระค่าปรับ และราย ละเอียด อื่น ๆ เช่น รายละเอียดการจอง ที่เกี่ยวข้องกับการยืมทรัพยากรฯ นั้น ให้โดยอัตโนมัติ       และใน กรณีที่สมาชิกต้องการยืมหนังสือจำนวนมากกว่าสิทธิ์ที่สามารถยืมได้   ระบบจะแจ้งเตือนและป้องกันการยืม เกินโดยอัตโนมัติ    นอกจากนี้   หากห้องสมุดต้องการให้มีหลักฐานการยืม       ระบบยังเปิดให้บรรณารักษ์ สามารถพิมพ์สลิปการยืมได้จากเครื่องพิมพ์ทั่วไปได้อีกด้วย

เรื่องของการรับคืน

ระบบรับคืนทรัพยากรสารนิเทศของ เมจิก ไลบรารี    สามารถทำงานได้ทั้งการรับคืนปกติ , การรับคืนแบบ รวดเร็ว (Book Drop Return) และการรับคืนย้อนหลัง    ซึ่งทั้งสามระบบจะช่วยทำให้การรับคืนหนังสือทำได้ อย่างสะดวกรวดเร็วในการรับคืนหนังสือนั้น     หากมีสมาชิกยืมเกินกำหนด    บรรณารักษ์สามารถปรับแก้ กำหนดการรับคืนทรัพยากรฯ   ให้เหมาะสมได้   แต่หากไม่มีการแก้กำหนดการรับคืน   ระบบจะคำนวณค่า ปรับให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งค่าปรับนี้บรรณารักษ์สามารถลดหย่อนหรืออนุญาตให้สมาชิกค้างค่าปรับได้

การจอง
(Reservation and Booking)

ระบบสามารถเลือกการจองได้ 3 รูปแบบ คือ การจองแบบAdvance Booking การจองแบบ Booking     และ การจองแบบ Reservation 

การจองแบบ Advance Booking เป็นการจองล่วงหน้าโดยสมาชิกจะระบุช่วง     เวลาที่จะมารับเพื่อที่บรรณา รักษ์สามารถที่จะทำการจัดเตรียมสื่อได้ การจองแบบ   Booking  เป็นการจองที่ไม่สามารถระบุช่วงเวลาที่จะ มารับได้ และจะต้องจองหนังสือที่ถูกยืมไปแล้วเท่านั้น

การจองแบบ Reservation เป็นการจองที่อาจารย์ผู้สอนกำหนดให้ผู้เรียนยืมอ่านตามรายวิชาที่สอนการจอง แบบนี้จะจองตามรายชื่ออาจารย์ผู้สอน หรือจองตามรายวิชาที่สอน

ระบบสามารถตั้งค่าคะแนนเพื่อตัดสิทธิ์การจองจากสมาชิกที่จองแล้วไม่มารับสื่อ หรือจองแล้วยกเลิก     การ จองเพื่อระงับสิทธิ์การจอง รวมถึงโปรแกรมสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้สื่อชิ้นนั้นทำการจองซ้ำได้ หรือไม่

ระบบยืม - คืนชั่วคราว ( Off line Circulation )

เป็นระบบที่ใช้สำหรับการยืม - คืนสื่อ กรณีที่เครื่อง Server ไม่สามารถทำงานได้           เพื่อความสะดวกต่อ
สมาชิกในการยืมหรือคืนสื่อ      และสามารถออกใบเตือนหรือใบทวงได้เมื่อสมาชิกยืมเกินกำหนดโดยออก เป็นจดหมายธรรมดาหรือทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้

ถ้าสมาชิกท่านใดที่ค้างชำระค่าปรับโปรแกรมจะไม่อนุญาตให้ลบชื่อของสมาชิกออกจากระบบโดย         โปร แกรมจะเตือนให้สมาชิกท่านนั้นชำระค่าปรับ การลบกลุ่มสมาชิกรายบุคคลหรือ   กลุ่มสมาชิกทั้งหมดได้โดย กลุ่มสมาชิกที่ถูกลบจะถูกย้ายไปเก็บไว้ที่กลุ่ม Default และ      สมาชิกที่ถูกลบไปแล้วสามารถยกเลิกการลบ กลับมาได้ สามารถ Import ข้อมูลสมาชิกได้ และส่งข้อมูลของสมาชิกไปเพื่อไปทำบัตรรายการได้        รวมถึง สามารถออกรายงานข้อมูลของสมาชิกเพื่อเก็บไว้เป็นประวัติและพิมพ์ที่อยู่ของสมาชิก         เพื่อติดหน้าซอง
จดหมายส่งถึงสมาชิก

บัตรสมาชิก

สามารถสั่งพิมพ์บัตรสมาชิกและออกแบบรูปแบบบัตรสมาชิกได้ตามขนาดที่ต้องการ        สามารถกำหนดรูป ภาพ Background ของบัตร รูปภาพของสมาชิก      การพิมพ์ด้านหลังบัตรสมาชิก การกำหนดคอลัมน์ในการ
สั่งพิมพ์บัตรสมาชิกและเลือกตำแหน่งเริ่มต้นของบัตรสมาชิก   พร้อมทั้งแก้ไข    และลบรูปแบบบัตรสมาชิก และยกเลิกการลบได้ สามารถ Export ข้อมูลในรูปแบบของ File PDF , RTF , EXCEL

การรับ - ส่งข้อความจากสมาชิก

เป็นโปรแกรมรับ - ส่งข้อความทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างเจ้าหน้าที่ห้องสมุดกับสมาชิก       โดยผ่าน WEB OPAC ซึ่งบรรณารักษ์สามารถแจ้งข้อความข่าวสารถึงสมาชิกเป็นรายบุคคลและเป็นกลุ่มได้    บรรณา รักษ์สามารถลบข้อความที่สมาชิกส่งถึงบรรณารักษ์   โดยเลือกได้ว่าต้องการลบข้อความที่ถูกส่งมาให้อย่างไร อาจจะลบข้อความเมื่อถึงมือผู้รับ ลบข้อความเมื่อข้อความ ถูกอ่าน หรือ         ต้องการลบข้อความหลังจากวันที่ เท่าไรโดยสามารถกำหนดวันที่ต้องการลบได้

รายงาน
รายงานจะช่วยให้บรรณารักษ์สามารถวิเคราะห์ตรวจสอบสื่อต่างๆ ที่สมาชิกของห้องสมุดได้ยืมไป     รายงาน การยืมสื่อ เพื่อตรวจสอบปริมาณการยืมสื่อ    รายงานสื่อครบกำหนดส่ง    เพื่อตรวจสอบว่าสมาชิกท่านใดยัง ไม่ได้คืนสื่อเมื่อครบวันกำหนดส่ง    รายงานการรับเงินค่าปรับจากสมาชิก    เพื่อทำบัญชีต่างๆ ของห้องสมุด รายงานเกี่ยวกับการจอง เพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับการทำรายการจองสื่อ รายงานอันดับการจองสื่อ      เพื่อ เป็นการจัดลำดับของสื่อที่มีการจองมาก - น้อย เรียงตามปริมาณการจอง    และรายงานรายชื่อบุคคลที่ถูกขึ้น บัญชี เพื่อแสดงรายชื่อของบุคคลที่ได้ถูกหักคะแนนเกินกว่าขอบเขตที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงสามารถ Export ข้อมูลในรูปแบบของ File PDF , RTF , EXCEL